Matriz de Eisenhower es la forma más frecuente de llamar a esta herramienta que sirve para organizarse en base a la importancia y urgencia. Se le llama así por que se atribuye al presidente Eisenhower de los EE. UU., si bien no hay certeza de si la creó o simplemente la popularizó. Poco importa esto, lo que nos concierne es que es muy útil para definir y estructurar prioridades.
Esta matriz tiene 4 cuadrantes que se son las combinaciones de alta y baja para importancia y urgencia. A pesar de que estos conceptos son muy distintos entre sí es muy frecuente encontrar personas que los mezclan. Veamos qué es cada uno y en qué los solemos confundir.
Importancia
La importancia de una tarea suelo hacer la equivalencia con las consecuencias -positivas o negativas- que pueda tener su realización (o su falta de ejecución) para uno mismo o para otros. Por ejemplo, para un estudiante, un trabajo que representa el 25% de la nota sería más importante que un examen que solo es el 10% de la nota. De forma natural la importancia no cambia con el paso del tiempo.
Urgencia
Es la relación directa con el tiempo que queda para su momento de entrega, fecha de caducidad, límite o como lo quieras llamar. Esto tiene dos componentes el primero objetivo (en minutos, días o meses) y una subjetiva que está relacionada con la proporción de tiempo entre el tiempo disponible y el tiempo necesario para cumplirla. Por ejemplo, de forma objetiva una tarea que hay que entregar mañana es más urgente que una que hay que entregar en un mes. Sin embargo, de manera subjetiva se puede ver que una tarea que se tiene que entregar en 2 meses, pero que se tarda unos 3 meses en completar, sea vista como más urgente que una que hay que entregar en unas horas, aunque lleve unos minutos su realización. La urgencia de una tarea tiende a crecer hasta que se realiza o llega el límite. En ocasiones puede disminuir si se cambia la fecha de entrega, pero eso es otra cuestión.
“Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inservibles, pero la planificación es indispensable”. Dwight D. Eisenhower.
Ejemplos
Para aclarar un poco más la diferencia pongamos un ejemplo. Pagar impuestos es importante (pueden ponerte multas, o incluso ir a la cárcel si no los pagas), pero no es urgente, salvo que el plazo se acabe en 1 día y no lo hayas hecho. La importancia no ha cambiado, pero la urgencia va en aumento. Si hubieras pagado con semanas de antelación la urgencia no habría sido un problema. Entregar un proyecto de fin de carrera es importante, pero tener únicamente 10 páginas escritas (de las 100 que se piden) la semana antes de entregarlo lo convierte en urgente, extremadamente urgente.
En el colegio los alumnos que suelen llegar tarde a clase son habitualmente los que viven más cerca. ¿Cómo es eso posible? Es fácil de explicar. Los que viven a 15 minutos andando suelen planificar salir con unos 20 minutos de margen. Eso deja 5 minutos para adaptarse a imprevistos e incluso alguno más si se corre. Los que viven a 2 minutos suelen planificar para 2 minutos, lo cual no deja espacio para ningún imprevisto y sobre todo no hay forma de recuperar tiempo corriendo si salen 3 minutos tarde de casa. En este caso la importancia de la clase es la misma, pero la hora de salida de casa es percibida de forma diferente en su urgencia.
Criterios para priorizar
Una vez que tenemos definido lo que es importancia y urgencia todo el mundo coincide en decir que lo más prioritario es aquello que es importante y urgente. El debate es más sutil cuando tenemos que comparar entre una tarea importante (pero no urgente) y una urgente (no importante) ¿Cuál harías primero? Si eres como la mayoría de estudiantes habrás escogido lo urgente, lo cual es un error. Recuerda si algo no es importante, no importa cuán urgente sea (o se te diga que es) seguirá sin ser importante, lo cual significa que no tiene grandes consecuencias no hacerlo.
Un amigo suele decir “Lo más importante es que lo más importante sea lo más importante” Parece un juego de palabras, pero encierra la verdad de que muchas veces dejamos de hacer lo importante por dejarnos llevar por urgencias o, peor aún, por otras distracciones.
Hay un libro magnífico que recomiendo mucho que habla de este tema de forma magistral. “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Steven R. Covey. Tiene ediciones para adolescentes y para familias que son versiones adaptadas de los mismos conceptos.
Studeam y la matriz.
Cuando estábamos creando STUDEAM tuvimos esta matriz como referencia básica. Consideramos que todas las tareas tienen igual importancia como punto de partida, por lo que la urgencia queda como el principal criterio de asignación de tareas en la planificación. El caso especial de las tareas de examen hace que sean más importantes y a la vez no deba regir por urgencia (la preparación final siempre debe ser lo más próxima a la fecha del examen) por lo que son tareas que tienen preferencia sobre cualquier otra.
Cuando no haya tiempo para hacer todo (por que te han mandado tareas en exceso o has perdido algo de tiempo) el sistema te avisa de los desbordamientos y te corresponde a ti decidir por importancia qué mantienes y qué decides hacer con menos detalle (o directamente no hacer) o cuanto tiempo adicional dedicarás a estudiar. Studeam te informa con antelación de la circunstancia para que puedas tomar decisiones tan pronto como sea posible y así minimizar el impacto.
Confío en que este post te haya ayudado a aplicar la matriz de Eisenhower y las diferencias entre importancia y urgencia para estudiantes. Podrás encontrar más técnicas y consejos aquí.
